دليل مساعدة: إنشاء فاتورة مبيعات على فودو

عند إنشاء فاتورة مبيعات جديدة على نظام فودو لتخطيط موارد المؤسسات، ستحتاج إلى توفير المعلومات التالية:

1. تاريخ الفاتورة: وهو تاريخ إصدار الفاتورة. يمكنك تغيير تاريخ الفاتورة بالنقر فوق مرفع التاريخ واختيار تاريخ مختلف من التقويم الذي سيظهر بمجرد النقر. ملاحظة إذا لم يتم تحديد تاريخ ، فسيقوم النظام تلقائيًا باختيار تاريخ اليوم.

2. مرجع الفاتورة: رقم مرجعي غير مكرر للفاتورة. يمكنك اختيار رقم مرجعي للفاتورة ، بشرط ألا يكون متعارض مع مرجع سابق لفاتورة مبيعات تم انشائها من قبل ولم يتم تضمينه بالفعل فياي فاتورة مبيعات قديمة. ملاحظة، الرقم المرجعي للفاتورة المبيعات اجباري وفي حالة لم يتم اضافة رقم مرجعي سيقوم النظام بإختيار رقم مسلسل.

3. رقم الطلب: إذا كانت الفاتورة مرتبطة بأمر بيع للعميل ، يمكنك تضمين الرقم المرجعي للأمر وهذا سيساعد في تتبع عمليات الشراء التي قام بها العميل.

4. مرجع عرض السعر: إذا سبق لك تقديم عرض سعر للعميل ، فيمكنك ربط فاتورة المبيعات بعرض السعر لأغراض مرجعية. يمكن أن يساعدك هذا أيضًا في تتبع الكميات المستلمة بين الطلبين وتقديم تقارير عن معدل تحويل عروض الأسعار إلى المبيعات. هذه الخاصية اختيارية.

5. تاريخ الاستحقاق: يمكنك اختيار تاريخ استحقاق الفاتورة ، وهو التاريخ الذي من المتوقع أن يدفع فيه العميل. سيساعدك هذا على تتبع الفواتير المتأخرة والمستحقة ، وتمكينك من متابعة حالة السداد. تاريخ الاستحقاق هو اختيار إلزامي ، وإذا لم تحدد تاريخًا ، فسيقوم النظام تلقائيًا بتحديد تاريخ اليوم كبديل.

6. اختيار العملاء: انقر فوق “إختر” في حقل العملاء ، وستظهر قائمة العملاء. يمكنك البحث عن العميل بالذهاب لأعلى ولأسفل بالماوس أو من لوحة مفاتيح الكمبيوتر ، أو بالبحث عن طريق كتابة أي أحرف متتالية من اسم العميل ، سواء كان ذلك في اسمه الأول أو الثاني أو باسم الشركة. سيقوم النظام بتصفية العملاء لإظهار العميل الذي ترغب في إصدار فاتورة مبعيات
   له. ملاحظة، من الضروري تحديد عميل لإنشاء فاتورة مبيعات.

7. عنوان الفوترة: سيقوم النظام تلقائيًا بتعبئة عنوان إرسال فاتورة المبيعات من ملف العميل إذا قمت بتسجيله أثناء تسجيل العميل. هو العنوان الرسمي لإصدار الفواتير أو إرسالها إلى العميل إذا تم إرسالها بالبريد. يمكنك أيضًا تعديله اثناء إنشاء فاتورة مبيعات أو إذا لم تقم مسبقًا بإضافة عنوان إرسال الفواتير في ملف العميل. ومع ذلك ، يوصى بالتأكد من أن عنوان إرسال الفواتير دقيق وحديث لتجنب أي مشاكل في التسليم أو الدفع. من الضروري أن يكون لديك عنوان إرسال فواتير لإنشاء فاتورة مبيعات.

8. الوصف: أضف وصفًا عامًا اثناء انشاء فاتورة مبيعات، لتبسيط مهمة عرض السجلات في نظام إدارة فواتير المبيعات. ومع ذلك ، من المهم ملاحظة أن تقديم الوصف ليس إلزاميًا.
9. إضافة سطر: تم تجهيز نموذج فاتورة المبيعات في البداية بسطر واحد لإدخال عنصر ، ولكن يمكن إضافة سطور إضافية بسهولة. بالنقر فوق الزر “إضافة سطر” الموجود أسفل اخر سطر ، سيقوم النظام بإنشاء سطر جديد. علاوة على ذلك ، إذا دعت الحاجة إلى إضافة عدة سطور مرة واحدة ، فسيؤدي النقر فوق السهم الموجود بجوار زر “إضافة سطر” إلى إظهار العديد من الخيارات. الخيار الأول هو “إضافة سطر (X 5)” والذي يضيف خمسة أسطر في كل مرة يتم النقر فوقه. الخيار الثاني هو “إضافة سطر(X 10)” ، والذي يضيف عشرة أسطر مع كل نقرة. أخيرًا ، الخيار الثالث هو “إضافة سطر (X 20)” ، والذي يضيف عشرين سطرًا في كل مرة يتم النقر فوقه.
10. اضافة عنصر الى فاتورة مبيعات:

• ترتيب: يمكن ترتيب العناصر بالشكل الذي ترغب به عن طريق إعادة وضع الأرقام الاقدم فالاحدث وسوف يقوم النظام بترتيبها تلقائيا.
• العنصر: اختر من قائمة أصناف المخزون التي تم إعدادها مسبقًا من خلال نظام فودو إدارة الكتالوجات. سيقوم النظام تلقائيًا بتعبئة الوصف والسعر والمواصفات وربط المبيعات بالمخزون وتكلفة البضائع في شجرة المحاسبة.
• وحدة القياس: حدد وحدة قياس العنصر. النظام يدعم جميع وحدات القياس، عليك اولا تحديد وحدة القياس الأساسية في ملف المنتج من الكتالوج.
• الحسابات: في حال لم يتم تحديد عنصر من قائمة المنتجات ، فهذا يعني انه يجب عليك اختيار حساب من شجرة الحسابات ليتم تسجيل العنصر المراد إضافته إلى هذا الحساب. هذه خطوة هامة لتتبع الحسابات والارصدة والتقارير المفصلة.
• الوصف: قم بإضافة وصف لكل عنصر في فاتورة المبيعات.
• الكمية: أضف كمية لكل صنف ، وهو أمر إلزامي عند إنشاء فاتورة مبيعات إلكترونية.
• سعر الوحدة: حدد سعر الإفراد للوحدة, أيمكن لك وضع السعر غير شامل أو شاملاً الضرائب. هذا الحقل إلزامي حتى يتم إصدار فاتورة مبيعات جديدة.
• المبلغ: يعرض هذا الحقل السعر الإجمالي للصنف ويكون ناتج ضرب الكمية في سعر الوحدة.
• الضريبة: حدد الضريبة من القائمة التي تم إعدادها مسبقًا أو بواسطة نظام فودو وفقًا لقوانين بلدك واحتياجات عملك.
• مبلغ الضريبة: سيحسب النظام الضريبة تلقائيًا ويعرضها في هذا الحقل.
• الإجمالي: يعرض هذا الحقل إجمالي العنصر بعد الضريبة.

بمجرد إضافة جميع العناصر ، انقر فوق زر إنشاء لتسجيل وعرض الفاتورة. قم بمراجعة جميع البيانات قبل النقر فوق زر إنشاء ، حيث لا توجد إمكانية لتعديل الفاتورة بعد إنشائها ، إلا من خلال إشعارات دائنة.

ج: يمكنك إضافة أصناف إلى فاتورة المبيعات الخاصة بك عن طريق تحديدها من قائمة أصناف المخزون (المنتجات والكاتلوجات) التي قمت بتعيينها مسبقًا من خلال فودو لإدارة الكتالوج الرقمي والمنتجات.

نعم ، يمكنك ترتيب الأصناف في فاتورة مبيعاتك حسب رغبتك من خلال إعادة ترتيبها حسب الحاجة.

تتيح لك ميزة “تقريب الإجمالي” في فودو تقريب المبلغ الإجمالي لفاتورة المبيعات إما لأعلى أو لأسفل إلى أقرب رقم صحيح. يمكن أن يكون هذا مفيدًا في الحالات التي قد يكون فيها التعامل مع المبالغ الكسرية غير مريح أو عندما تريد تبسيط الفاتورة للعميل.

لاستخدام هذه الميزة في فودو ، تحتاج إلى النقر فوق الزر “تقريب الإجمالي” أثناء إنشاء فاتورة مبيعات. ستظهر قائمة بعد ذلك مع خيارات التقريب ، مما يسمح لك بالاختيار بين التقريب إلى أقرب عدد صحيح صغير أو التقريب إلى أقرب عدد صحيح كبير. بمجرد تحديد الخيار المفضل لديك ، سيقوم فودو تلقائيًا بتقريب المبلغ الإجمالي للفاتورة وفقًا لذلك.